Formica sorgt bei Tertilt für kompletten Kostenüberblick

Egal ob Fütterungsanlagen, Stalleinrichtungen oder besondere Metallbehälter, das Metallbauunternehmen Tertilt in Warendorf bei Münster bietet maßgefertigte Produkte für landwirtschaftliche Betriebe und Industrieunternehmen. Das Leistungsspektrum von Tertilt reicht vom Entwurf der Produkte bis zu ihrer fachmännischen Fertigstellung mittels eines modernsten Maschinenparks.

Nicht mehr up-to-date war Anfang des Jahres 2010 das damals verwendete Warenwirtschaftssystem, wie Ludger Tertilt, Geschäftsführer von Tertilt Metallbau, beschreibt: »Das System war generell veraltet und darüber hinaus stellte der Softwareanbieter keine Wartung- und Serviceleistungen mehr zur Verfügung«. Daraufhin setzte Tertilt mit Netsoft auf eine kaufmännische Software für die Metallbranche, die allerdings auch nicht den Anforderungen des Firmenchefs entsprach. »Aufgrund starrer Programmvorgaben ließen sich gewünschte individuelle Einstellungen für den Betrieb nicht vornehmen«, so Tertilt.

Formica setzte sich gegen drei Konkurrenzprodukte durch

Während er auf einer IT-Messe für die Metallbranche in Essen drei weitere Softwarepakete eruierte, kontaktierte ihn just in dieser Phase BLP Software. Die vorgestellte branchenunabhängige Unternehmenssoftware Formica von BLP konnte sich am Ende klar durchsetzen. Bei der Auswahl spielte vor allem die Flexibilität des Programms eine große Rolle. Alle Parameter sollten sich, so der Wunsch von Tertilt, so einstellen und erweitern lassen, wie er sie für seine Produktion benötigt, beispielsweise Materialangaben nach Gewicht und Fläche sowie bestimmte Zeit- und Mengenangaben oder die Kilometerleistung eines LKWs. »Die freien Programmier- und Einstellungsmöglichkeiten habe ich bei Formica gefunden und bei vielen anderen vermisst«, betont Tertilt. Wichtig war ihm dies vor allem, da er durch das Programm einen kompletten Kostenüberblick über seinen Betrieb haben wollte. Hierzu ist es notwendig, dass das Programm alle verwendeten Artikel und Betriebsmittel mit deren Kosten berücksichtigt und kalkulieren kann. »Das alte Programm konnte dies überhaupt nicht. Ich war immer auf Steuerberater angewiesen, um herauszufinden wohin die Kosten laufen«, meint Tertilt im Rückblick.

Neben der Freiheit bei der Dateneingabe und der Möglichkeit, die Kosten immer im Blick zu haben, spielten auch die Wartungs- und Serviceleistungen eine bedeutende Rolle. Bereits im Vorfeld machte BLP einen sehr dynamischen und professionellen Eindruck, der sich im Laufe der Zeit immer wieder bestätigte wie Tertilt berichtet: »Wenn ich bei BLP anrufe, bekomme ich stets eine passende Antwort, ganz egal, welchen Mitarbeiter ich frage. BLP ist immer am Puls der Zeit.« Teilweise seien Dinge schon erledigt, bevor sie ihm bewusst wären, beispielsweise bei steuerlichen Neuerungen. Und ist keine passende Lösung parat, kann BLP innerhalb kürzester Zeit einen Vorschlag unterbreiten.

Im März 2010 wurde Formica implementiert und ohne Parallelbetrieb mit dem bisherigen Programm sofort eingesetzt. Tertilt, der sich zu dieser Zeit alleine um die Büroarbeit kümmerte, nahm kontinuierlich die Eingabe aller Artikel und Daten vor. Für Schrauben und Artikel des Herstellers Würth, die Tertilt in Verwendung hatte und deren Daten als Excel-Datei vorlagen, nutzte Tertilt ein Importtool von BLP.

Nach drei Schulungen war alles geklärt

Für eine kurze Phase kam einmal pro Woche ein BLP-Mitarbeiter des Hamburger Büros, um Tertilt zu schulen und aktuelle Fragen zu beantworten. »Nach drei Schulungsterminen, die jeweils rund drei Stunden dauerten, war alles geklärt«, berichtet Tertilt, der die Einführung sehr unproblematisch in Erinnerung hat. Daher war es auch selten notwendig, auf telefonischen Support zurückzugreifen, der ebenfalls zur Verfügung stand.

Heute arbeiten weitere vier Personen intensiv mit Formica, die der Firmenchef selbst in das Programm eingearbeitet hat. Sie verwenden es unter anderem in den Bereichen Angebotserstellung, Auftragserfassung und Rechnungsstellung sowie im Einkauf und in der Kalkulation. Die rund 15 Mitarbeiter in der Produktion nutzen Formica ebenfalls, um die Arbeitszeiterfassung vorzunehmen und die Fertigungsplanung zu regeln. Hierzu stehen drei Rechner an verschiedenen Standorten im Zentralbereich, wo die Mitarbeiter jeden Arbeitsschritt wie Sägen, Bohren und Schweißen zeitlich erfassen. »Da zu jeder Maschine auch die entsprechenden Kosten in Formica hinterlegt sind, kann ich bei jedem Arbeitsschritt sehen, welche Herstellungskosten dieser jeweils ausmacht«, erklärt Tertilt, der sich freut dank Formica nicht nur in der Herstellung, sondern im gesamten Betrieb einen klaren Durchblick zu haben. »Durch die saubere strukturierte Arbeitsweise des Systems kann ich den Betrieb besser führen. Formica ist einfach gut gemacht.«

»Super« findet er daher auch die Verzahnung zwischen dem Warenwirtschafts- und Produktionsplanungswerkzeug Formica und Formica Todo, das die E-Mail-Kommunikation regelt sowie Aufgaben- und Kalenderfunktion beinhaltet. Bei vielen Themen werden im E-Mail-Verkehr automatisch bestimmte Dateien eingefügt. So sind bei Bestellungen technische Zeichnungen und weitere Informationen, die der Lieferant braucht, für die jeweiligen Artikel hinterlegt. Somit ist die Fehlerquote und die Wahrscheinlichkeit, etwas Falsches zu versenden, sehr gering.

Formica ordnet E-Mails automatisch zu

Ankommende E-Mails kommen nicht pauschal in einem Postfach an, sondern werden automatisch in Strukturen zum Beispiel Kunden- beziehungsweise Lieferantenordner einsortiert. Geht man in den Ordner, zum Beispiel Kunde Müller, sieht man neben der aktuellsten Bestellung alle E-Mails chronologisch aufgeführt. Gleichzeitig ist Formica aber auch so geregelt, dass nicht jeder automatisch alles sieht, was Tertilt begrüßt: »Gut finde ich auch, dass ich in der Lage bin, die Zugriffsrechte für Nutzer sehr genau einzugrenzen und damit bestimmen kann, was einzelne Mitarbeiter sehen und bearbeiten dürfen.«

Insgesamt beziffert Tertilt das Einsparpotenzial durch Formica »auf mindestens einen Mitarbeiter pro Jahr im Büro«, den er sonst mehr bräuchte. Dies ergibt sich aufgrund verschiedener Formica-Funktionen, die eine schnelle Abwicklung bestimmter Prozesse zulassen:

Sobald eine Ware bestellt wird, sind alle Informationen hinterlegt. Bei der nächsten Bestellung ist nur ein Klick notwendig, um diese auszulösen. Ebenfalls zeitsparend sind die Kontrollmöglichkeiten für die Arbeitszeiten, für die bei Tertilt ein Mitarbeiter lediglich 20 Minuten täglich benötigt. Für den Geschäftsführer ist der schnelle Überblick über die Kosten und Produkthistorie am wertvollsten: »Durch einfachste Suchfunktionen kann ich mir die Kosten und alle Informationen rund um das Produkt anzeigen lassen, beispielsweise wo Bauteile eingekauft wurden. Was ich mir sonst mühsam aus verschiedenen Ordnern zusammen suchen musste, entfällt nun. Ordner brauche ich nicht mehr, sondern nur noch Formica, weil hier alles enthalten ist.« Dies habe auch den Vorteil, dass die Preis-Argumentation gegenüber den Kunden einfacher geworden sei. Denn so lässt sich sehr leicht belegen, wie sich Preise und eventuelle Preissteigerungen ergeben.

Durch die Möglichkeiten, verschiedenste Informationen bei einem Auftrag zu hinterlegen, hat sich Tertilt auch neue Arbeitsweisen angewöhnt. Bei wichtigen Telefonaten notiert er die Inhalte mit, schickt sie dem Gesprächspartner und speichert dies in Formica. »Seit dies so praktiziert wird, gibt es merklich weniger Abstimmungsprobleme als früher«, unterstreicht Tertilt, der betont, dass diese Arbeitsweise vor allem deswegen funktioniert, weil Formica sie schnell und einfach unterstützt.