Dokumentenverwaltung mit System, durch unser DMS-Modul.

Die DMS-Software ist Teil unserer ERP-Software Formica.

Mit diesem Modul können interne und externe Dokumente (Belege) auf einfachste Art und Weise vorgangsbezogen abgelegt und verwaltet werden. Der Einsatz einer zusätzlichen Archivierungssoftware ist nicht erforderlich.

Um den Aufwand für die Suche in Vorgängen zeitlich und kostenseitig zu minimieren, muss die vorgangsbezogene Datenmenge so klein wie möglich gehalten werden. Die effektivste Organisationsform ist hierfür die Ablage direkt beim zugehörigen Beleg (Modul s.u.).

In Formica SQL können in nachfolgend aufgeführten Modulen Dokumente automatisch zum Beleg archiviert und verwaltet werden.

Angebot, Auftrag, Kommission, Lieferschein, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Gutschrift, Anfrage, Bestellung, rechnerische Wareneingangskontrolle, Fertigungsauftrag, Serviceauftrag, Tätigkeiten.

Formica SQL DMA unterscheidet interne und externe Dokumente.

Beispiele für interne Dokumente sind Lieferscheine und Fertigungspapiere.

Beispiele für externe Dokumente sind Eingangsrechnungen, Speditionspapiere und QS-Prüfberichte.

Für die mittels Formica SQL DMA komplett automatisierte Ablage der Dokumente direkt beim zugehörigen Beleg ist es unerheblich ob es sich um ein internes oder externes Dokument handelt. Mittels des auf dem Dokument befindlichen Barcodes ordnet Formica SQL DMA das Dokument, nachdem es gescannt worden ist, automatisch dem Beleg zu *).

Jeder Scanvorgang kann beliebig viele unsortiert vorliegende Seiten beinhalten, die beleggerechte Zuordnung *) und die Speicherung der Seiten in Dateien vom Typ pdf übernimmt Formica SQL DMA.