Formica überzeugt Pallas mit Prozessabdeckung

Eigentlich hatte sich Pallas bereits für eine neue Enterprise Ressource Planning (ERP-) Software entschieden, doch nach der Teilnahme an den Aachener ERP-Tagen überdachte Alexander Kalawrytinos, Geschäftsführer des Dienstleistungsunternehmens für Metalloberflächentechnik, diese Entscheidung noch einmal grundlegend. »Während der Veranstaltung, die den Auswahlprozess für ERP-Software beleuchtete, wurden Punkte erwähnt, die wir bei der Vorauswahl nicht bedacht hatten«, berichtet Kalawrytinos. Der wesentliche Hinweis war für ihn, dass die Basissoftware nicht nur Standard-, sondern auch Produktionsprozesse abdecken solle, was bei Formica SQL von BLP Software der Fall sei.

Nach der Erfahrung des Pallas-Chefs kann jede Software alles, wenn sie entsprechend programmiert ist, aber dieser Aufwand muss meist teuer bezahlt werden. »Formica SQL bot hingegen eine hohe Grundabdeckung, mit der wir den Warendurchgang durch die Fertigung – angefangen bei der Auftragsanlage bis zur Kommissionierung für den Lieferschein – sehr gut abbilden konnten.«

Formica SQL besser als ERP-Spezialsoftware

Mit seinem Funktionsumfang stach Formica SQL sogar zwei ERP-Softwarepakete, die speziell auf Unternehmen aus dem Bereich Oberflächentechnik ausgerichtet sind. Sie schieden aus, da sie auf Betriebe mit einem Standardverfahren und Großserienfertigung ausgelegt sind. Hingegen bearbeitet Pallas viele Individualaufträge, die kleinere Stückzahlen umfassen. Außerdem bietet das Unternehmen mit Galvanik, thermischer Beschichtung und Lasertechnik drei sehr unterschiedliche Fertigungsverfahren mit verschiedenen Zielkunden. »Während wir gerade in der Galvanik sehr viele regionale Auftraggeber haben, erstreckt sich unser Kundenkreis in den anderen beiden Feldern europa- und weltweit. Hieraus resultieren unterschiedlichste Vorgänge, die Formica SQL unterstützt.«

Zugunsten Formica SQL entschied sich Pallas letztlich, da die Software neben der hohen Anzahl an Standardmodulen auch geeignet war, individuelle Anforderungen zu realisieren. Aufgrund des guten Preis-/Leistungsverhältnis in Bezug auf Anschaffung und laufende Kosten konnte sich BLP sowohl gegen die ebenfalls zur Auswahl zählenden Microsoft Dynamics NAV als auch eine ERP-Lösung von abas durchsetzen.

Am zweijährigen Auswahlprozess war ein externer Berater beteiligt, der laut Kalawrytinos die Anforderungen immer wieder exakt auf den Punkt gebracht hat. »Da man selbst tief in der Betriebsroutine steckt, war der Berater-Blick von außen sehr hilfreich für uns «, meint der Geschäftsführer, der anfangs nicht mit einer so langen Auswahldauer gerechnet hat. »Jedoch war ich im Nachhinein froh, dass wir uns diese Zeit genommen hatten, die durchaus im Normbereich liegt. Heute wissen wir, dass wir die richtige Software ausgewählt haben, bei der Umsetzung gut begleitet wurden und mit dem Ergebnis sehr zufrieden sind.«

Nach zweijähriger Auswahl folgte schnelle Umsetzung

Mit der Dauer von nur einem Monat ging die Umsetzung, die in drei Teile gegliedert war, richtig schnell vonstatten. An insgesamt fünfeinhalb Schulungstagen wies BLP kaufmännische Mitarbeiter, Abteilungsleiter aus der Produktion und Systemverantwortliche gezielt auf ihren jeweiligen Arbeitsbereich in Formica SQL ein. Danach erfolgte die Eingabe der Stammdaten, die Mitarbeiter an zwei Arbeitsstationen durchführten. Pallas verzichtete auf eine Übernahme der Stammdaten aus dem Microsoft-Access-basierten Vorgängersystem, um von Beginn an mit einer bereinigten Datenbasis arbeiten  zu können.

Die eigentliche Umstellung auf Formica SQL, die ein BLP-Experte vor Ort begleitete, erfolgte innerhalb eines Tages. »Die Spannung war groß, ob das System das Tagesgeschäft meistern würde. Denn bei Vorführungen achtet man nicht so sehr auf Feinheiten, aber genau auf die kommt es im Realbetrieb an«, erinnert sich Kalawrytinos. »Bis auf wenige Kleinigkeiten, wie die Ansteuerung eines Druckers, der nicht richtig eingestellt war, lief das System von Beginn an problemlos.« Einen für Notfälle bereit stehenden Rechner mit dem Altsystem entfernte Pallas bereits nach zwei Wochen.

Sonderlösungen für spezifische Anforderungen

An 14 Arbeitsstationen und mit 12 Formica SQL Lizenzen sind Pallas Mitarbeiter nun in der Lage, die Arbeitsprozesse digital zu unterstützen. Alle Artikel und Arbeitspläne wurden in Formica SQL hinterlegt, so dass die Abteilungsleiter in der Fertigung durch die angelegten Aufträge Fertigungsvorschläge erhalten, die sie gegebenenfalls überarbeiten oder direkt in die Produktion geben können. Auf  Wunsch von Pallas hat BLP speziell die Möglichkeit entwickelt, dass jeder Abteilungsleiter nur die ihn betreffenden Aufträge angezeigt bekommt. »Werden beispielsweise mehr als 100 Aufträge gleichzeitig abgewickelt, ist es eine enorme Entlastung, wenn sich die Verantwortlichen nicht erst ihre jeweiligen Aufträge heraussuchen müssen«, erklärt Kalawrytinos.

Eine Sonderlösung stellt auch die Korrektur von Stückzahlen dar. Bei Pallas erfolgt die Stückzahlen- und Wareneingangskontrolle wegen des hohen Arbeitsaufkommens nicht im Wareneingang, sondern in der Produktion. »Wenn ein Kunde die Bearbeitung von 1000 Bauteilen in Auftrag gibt, aber nur 950 anliefert, stellt dies die Produktion fest. Ohne den Auftrag stornieren und neu eingeben zu müssen, können die Mitarbeiter die Anzahl vor der Kommissionierung nachkorrigieren, was für uns eine große Erleichterung darstellt,« beschreibt Kalawrytinos.

Schnelleres und bequemeres Arbeiten durch Formica

Ebenfalls geändert hat sich durch Formica SQL, dass Pallas nun Lieferscheine per E-Mail an die Kunden verschickt und darüber informiert, dass die Ware abholbereit ist. Hierdurch spart sich das Dienstleistungsunternehmen Zeit, die zuvor für entsprechende Telefonate nötig war. Laut Kalawrytinos empfinden alle Mitarbeiter das Arbeiten mit der BLP-Software bequemer und schneller. Nochmals bestätigt in der Entscheidung pro Formica SQL sah sich der Firmenchef durch die Rückmeldung eines neu eingestellten Abteilungsleiters, der bereits mit verschiedenen ERP-Systemen gearbeitet hat. »Der neue Abteilungsleiter, der nach nur eineinhalb Schulungstagen prima mit Formica SQL zurechtkam, bewertet die Software als ein Super-System, das sehr logisch aufgebaut ist.«

Neben den vereinfachten Abläufen im Fertigungsbereich erzielt Pallas eine deutliche Zeitersparnis aufgrund der engen Verknüpfung zwischen dem E-Mail-Programm Formica ToDo und der ERP-Komponente Fomica SQL. Damit lassen sich E-Mails und Anhänge wie Konstruktionspläne direkt betreffenden Aufträgen zuordnen, so dass elektronische Akten entstehen. »In der elektronischen Kundenakte ist alles gespeichert, was die Mitarbeiter brauchen, so dass sie nicht erst Ordner aus Regalen wälzen müssen. Der Einsatz von Formica ToDo erhöht den Nutzen des Komplettsystems immens«, berichtet Kalawrytinos, der es als besonderes »Bonbon« betrachtet, dass BLP das Modul Formica ToDo kostenlos anbietet.

Weitere Vorteile aufgrund von Fomica erwartet der Firmenchef mit der Nutzung des Customer Relationship Management (CRM) Moduls Formica SQL CRM, dessen Einsatz derzeit zur Vertriebsunterstützung in Planung ist.