Formica überzeugt bei Kritec mit Übersicht und Dokumentation

Nicht nur beim Wetter, sondern auch bei elektronischen Produkten und Anlagen spielt die Temperaturmessung eine große Rolle. Auf die punktgenaue Temperaturmessung in unterschiedlichsten Bereichen von Lüftungseinrichtungen bis zu Kraftwerken hat sich Kritec Temperaturmessung aus Ebersburg in Osthessen spezialisiert. Um den Warenfluss, der einen externen Herstellungsprozess beinhaltet, effizient zu gestalten, nutzt Kritec die ERP- und Unternehmenssoftware Formica von BLP Software. »Bei der Auswahl der ERP-Lösung legte ich besonderen Wert auf eine gute Programmübersicht, damit Anwender sich leicht zurechtfinden und eine gute Dokumentation, um zusammenhängende Dokumente ohne Suchaufwand und Zeitverlust aufrufen zu können«, berichtet Holger Krischik, Geschäftsführer von Kritec. Beides konnte die bis dato verwendete Lösung von Sage nicht in dem gewünschten Umfang bieten. Bei der Ablösung der ERP-Software kam es dem Geschäftsführer auch darauf an, Zeit- und Kosteneinsparungen zu erreichen sowie Vorgänge zu beschleunigen.

FORMICA PUNKTET MIT ÜBERSICHT UND PROGRAMMIERMÖGLICHKEITEN

Infolge einer Internetrecherche standen mehrere Systeme zur Auswahl, die beispielsweise Software von Haufe und BLP Software beinhaltete. Um die Lösungen näher kennenzulernen, stellten diverse Anbieter verschiedene Lösungen im Unternehmen vor. »Die Entscheidung zugunsten Formica fiel aufgrund der gezeigten Musterapplikation, die uns am übersichtlichsten erschien«, erinnert sich Krischik. Überzeugt hat den Geschäftsführer darüber hinaus das Programmierangebot von BLP für individuelle Anpassungen: »Vergleichbare Produkte wie die Vorgängerlösung bieten diese Möglichkeit überhaupt nicht – andere schon, aber meist deutlich teurer. Zum Teil waren bei unserer Lösung jedoch auch Programmierungen dabei, die wir anfangs nicht in Betracht gezogen haben.« So ließ es Kritec beispielsweise abändern, dass nicht wie standardmäßig festgelegt nach dem Buchen von Aufträgen keine Änderungen mehr möglich sind. »Für unseren Geschäftsablauf ist es sinnvoll, hier flexibel zu sein«, erläutert Krischik.

Punkte wie diese stellen sich nach der Erfahrung des Geschäftsführers erst nach einer etwas längeren Nutzung heraus. Daher entschied sich Kritec, im ersten halben Jahr nach der Einführung zunächst mit dem alten und neuen System parallel zu arbeiten. Die gesamten Stammdaten konnte BLP problemlos von Sage in Formica importieren, so dass keine händische Dateneingabe erfolgen musste. Innerhalb eines Arbeitstages richtete BLP zudem das System ein und hielt eine Anfangsschulung für die sieben Nutzer im Unternehmen ab. Mittels Handbücher waren die Kritec-Mitarbeiter dann in der Lage, sich selbständig weiteres Formica-Know-how anzueignen. Die Programmnutzung erforderte keine organisatorischen Umstellungen. Trotzdem sieht es Krischik wie bei anderen Programmen und Tätigkeiten als die größte Herausforderung an, mit dem System zurechtzukommen: »Alles was man neu beginnt, erfordert Einarbeitung und Zeit, das Ergebnis zu kontrollieren. Die parallele Arbeitsweise mit dem alten System hat uns ebenfalls Zeit gekostet, da ja alles doppelt gemacht werden musste, aber letztendlich sind wir damit gut gefahren, da die eine oder andere Sache anfangs doch erst einmal hakt.«

FORMICA FUNGIERT ALS ZENTRALE INFORMATIONSPLATTFORM

Inzwischen nutzt Kritec schon einige Jahre Formica als zentrale Plattform für alle Informationen und zur Steuerung der Prozesse. Es ist nicht mehr notwendig, in andere Programme zu gehen und hier bestimmte Dateien zu öffnen. Dies geschieht alles direkt aus Formica heraus. Wenn ein Nutzer einen neuen Artikel anlegt, lassen sich in der Programmverwaltung Verknüpfungen hinterlegen. Andere Programme müssen nicht mehr explizit geöffnet werden. Ebenso wenig ist es erforderlich, Dateien über den Dateimanager aufzurufen. Beispielsweise sind sämtliche Zeichnungen bereits in den Artikeln hinterlegt. »Wir nutzen Formica als zentrale Schaltstelle, um Prozesse anzugehen. Es macht keinen Sinn, ein Programm für die Warenwirtschaft zu implementieren und den Rest sozusagen zu Fuß zu gehen. Wenn es die Möglichkeit gibt, etwas zu verknüpfen, dann machen wir das auch. So muss ich nur in ein Programm gehen und nicht alle nutzen«, erläutert Krischik.

Das alte System bot diese Vorzüge nicht. Periphere Aufgaben, beispielsweise die Auftragsbearbeitung oder die Nachverfolgbarkeit von Vorgängen, mussten getrennt erledigt werden, wie Krischik beschreibt: »Befand man sich im Angebot und wollte nähere Informationen zu einem aufgeführten Artikel, musste man über ein weiteres Programm den Artikel suchen und ihn aufrufen, um die gewünschten Details zu erfahren. Bei Formica klickt man nur den Artikel an, der im Angebot steht und schon ist man direkt im Artikel.«

VERKNÜPFUNG MIT E-MAILS ÜBER FORMICA TODO

Diese einfache Verknüpfung besteht auch mit der E-Mail- und Organisationssoftware FormicaToDo, die ein weiterer Grund war, weshalb sich Kritec für Formica als Lösung entschieden hat. Die Ablage der E-Mails im System funktioniert automatisch und im Arbeitsalltag erweist es sich laut Krischik als überaus praktisch, Verknüpfungen mit E-Mails zu haben: »Wenn eine E-Mail mit einer Auftragsbestätigung eintrifft, wird diese selbstverständlich in den Vorgang eingepflegt. Auch hier nutzen wir die bestehenden Möglichkeiten aus, da es ja keinen nennenswerten Aufwand bedeutet, die Verknüpfung herzustellen. Dies erleichtert die Rückverfolgbarkeit erheblich. Der Anwender muss nicht in einem separaten E-Mail-Programm nach der E-Mail suchen, sondern geht direkt in den Auftrag, um die E-Mails des Kunden zu sehen.«

Egal ob Anfragen, Angebote, Aufträge oder Bestellungen – alles was ein Unternehmen dokumentieren will oder muss, erledigt Formica automatisch. Ein späterer Zugriff darauf ist schnell und einfach möglich. Kritec ist somit durch Formica in der Lage, grundsätzliche Vorgaben der GoBD und DSGVO zu erfüllen. Zwar gab es die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Archivierung elektronischer Dokumente und zum Schutz personenbezogener Daten beim Kauf von Formica durch Kritec noch nicht, aber inzwischen spielen sie eine große Rolle. Krischik ist froh, dass er die Grundvoraussetzungen dank Formica bereits erfüllt.

GENERELLE VERKNÜPFUNGSMÖGLICHKEITEN BIETEN VIELE VORTEILE

Als Hauptvorteile von Formica sieht Krischik neben der Dokumentation die gute Übersicht und die automatischen Verknüpfungen. Unter anderem sind diese Verknüpfungen auch bei Auswertungen nützlich, da das Programm Zuordnungen zu Angeboten und Kundenakten direkt herstellt. Gefragt nach einer Bewertung der Zusammenarbeit mit BLP meint der Firmenchef lachend: »Wie eine gute Ehe, mal besser, mal schlechter. Wenn es beispielsweise darum geht, wer die Kosten für zusätzliche Programmiertätigkeiten übernimmt, gehen die Meinungen mitunter auseinander.« Doch generell sei der Umgang von großer gegenseitiger Fairness geprägt. nahezu 70 Prozent.