Leckere Eiskugeln dank Unterstützung von Formica

Egal wo auf der Welt man eine Eisdiele betritt: Mit hoher Wahrscheinlichkeit trifft man neben Eiskugeln auf Eisportionierer, Löffel oder anderes Zubehör der Marke Stöckel. Das im hohen Norden beheimatete Unternehmen ist seit knapp hundert Jahren in Familienhand und in weit mehr als 50 Ländern auf allen Kontinenten aktiv. Die kaufmännische Abwicklung in unterschiedlichsten Währungen und mit verschiedensten Handelsbestimmungen läuft über die Unternehmenssoftware Formica von BLP Software. Darüber hinaus steuert Formica die gesamte Metallproduktion der hochwertigen Artikel wie Portionierspülsysteme sowie Löffel- und Trinkhalmspender aber auch Falafelspachteln und Warmhalteplatten für den Gastronomiebedarf in der Zentrale von Stöckel in Eutin. Permanent sind im Lager etwa 800 unterschiedliche Fertigprodukte für den Verkauf lieferbar. Parallel produziert werden bis zu 100 verschiedene Produkte. Hier alles genau im Blick zu haben und nachverfolgen zu können, war Felix Stöckel, Geschäftsführer von Stöckel Söhne Metallwarenfabrik, überaus wichtig: »Bis wir Formica einführten, hatten wir lediglich ein eigen geschriebenes Programm auf Basis von MS-DOS, das nicht mehr zeitgemäß und nur eine Lösung für Lager und Vertrieb war. So suchten wir damals nach einem System, um alles abzudecken – den kompletten Warenfluss vom Einkauf über die Fertigung bis zum Verkauf.«

Formica überzeugte als ganzheitliche Lösung

Da das Unternehmen Formica bereits für den Einkauf nutzte, betrachtete die Firmenleitung die gesamte Lösungssuite. Drei weitere Lösungen wurden ebenfalls in Augenschein genommen, die jedoch nicht in Frage kamen, da sie nicht so ganzheitlich wie Formica aufgebaut waren. »Wir wollten keinen Mix aus unterschiedlichen Anbietern und deren Lösungen, sondern bevorzugten, alles aus einer Hand zu erhalten. Durch die Verwendung von einem Programm vereinfacht sich unter anderem auch die Nutzung, da nur der Umgang mit einer Oberfläche erlernt werden muss«, meint Stöckel.  Da Formica das Gesamtbild der Wirtschaftskette abbilden konnte und das Programm sich bereits im Einkauf bewährt hatte, fiel die Entscheidung rasch zugunsten von Formica aus. »Wir sind in solchen Angelegenheiten norddeutsch typisch pragmatisch« so Stöckel schmunzelnd. »Wenn wir etwas anschauen und alles passt, nicken wir mit dem Kopf und das Ganze wird gekauft. Obwohl wir weltweit agieren, sind wir mit rund 30 Mitarbeitern ein relativ kleines Unternehmen, das gar nicht die Zeit hat, lange abzuwägen, sofern sich bereits eine gute Lösung abzeichnet.« 

Formica übernahm 800 Datensätze aus Altsystem

Bei der Einführung von Formica hat Stöckel das Programm zwei Monate parallel zur bis dahin verwendeten Lösung laufen lassen, um zum Jahreswechsel schließlich live zu gehen. Den Import von rund 800 Datensätzen mit Kunden-, Artikeln- und Lieferantendaten erledigten die Experten von BLP, so dass Stöckel von Beginn an ohne Einschränkungen mit Formica arbeiten konnte. Über mehrere Tage schulte das BLP-Team zudem fünf Mitarbeiter, die ihr Wissen an die restlichen Kollegen weitergaben. Fragen, die dann gerade in der Startphase im laufenden Betrieb auftraten, konnte BLP telefonisch und per E-Mail schnell und grundlegend beantworten.  Laut Stöckel gab es keine wirklichen Herausforderungen bei der Einführung: »Wir mussten nur das System mit unseren Daten füttern. Da Formica sehr übersichtlich gestaltet ist, war alles was folgte: Learning by Doing – mehr nicht.« Dabei waren Stöckels Aussagen zufolge keinerlei Umstrukturierungen nötig, denn Formica sei bereits auf gängige Unternehmensabläufe wie bei Stöckel zugeschnitten. »So wie Formica in der Standardausführung war, konnten wir sofort anfangen zu arbeiten.« 

Formicas Funktionsweise bei Stöckel

Die Verbindung mit Formica fängt bei Stöckel beim Einkauf des Rohmaterials an, das von der Software erfasst wird. Zur Herstellung der Artikel werden Fertigungsaufträge mit Barcode und Stücklisten erstellt und das benötigte Material bei den Rohmaterialien abgebucht. Die Fertigungsaufträge kommen in die Produktionsabteilung, wo eine von 20 Arbeitskräften den Auftrag, den er oder sie bearbeitet, an dort verteilten PCs einscannt. Arbeitszeiten, verwendete Maschinen und weitere Informationen bezüglich des Auftrags werden erfasst und registriert. Nach der Fertigstellung gelangen die Artikel ins Lager und werden hier von Formica erfasst.  Trifft ein Kundenauftrag ein, beginnt der Prozess mit der Auftragserfassung. Lagerbestände werden automatisch geprüft und verfügbare Waren reserviert. Die Ware kann dem Lager entnommen werden und wird in Formica abgebucht. Gleichzeitig erzeugt Formica im Lager Kommissions-und Lieferpapiere und stößt die Rechnungsstellung an. Bei nicht ausreichend verfügbaren Beständen überprüft Formica automatisch laufende Vorgänge in Beschaffung und Fertigung auf freie disponierbare Mengen für eine mögliche Zuteilung. 

Positive Rückmeldung der Formica Nutzer

Neben den 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben nach Beobachtungen von Stöckel auch die neun weiteren Arbeitskräfte im administrativen Bereich das neue System gut angenommen: »Insgesamt waren die Rückmeldungen zu Formica positiv, was sehr auf die gute Übersicht zurückzuführen ist, die durch die Software geschaffen wird.«  Von der guten Übersicht profitiert vor allem auch die Geschäftsführung selbst. Speziell die Auswertungs- und Statistikfunktionen werden besonders geschätzt. »Wichtig sind für uns die Auftragsstatistiken, die beispielsweise die Höhe des Auftragseingangs darstellen. Ebenso bedeutend ist die Betrachtung des Umsatzes, den Formica pro Land, Kunde oder zu anderen Vergleichsgrößen einfach in Bezug setzen kann.« Arbeitserleichternd wirkt sich auch die Funktion Intrastatmeldung aus, die Formica im Standardumfang enthält. Über diese werden die vorschriftsmäßigen Meldungen an das Statistische Bundesamt über Warenlieferungen in EU-Mitgliedsstaaten erfasst. 

Formica beschleunigt Geschäftsprozesse

Zu den Hauptvorteilen von Formica zählt ebenfalls die Beschleunigung der Geschäftsprozesse auf unterschiedlichen Ebenen, die mit der erhöhten Transparenz im Zusammenhang steht. »Egal ob in der Verwaltung, der Produktionssteuerung oder im Verkauf – wir sind überall schneller und flexibler geworden«, berichtet Stöckel. So gehe beispielsweise die gesamte Auftragsbearbeitung viel zügiger als zuvor, da die Auftragsanlage rasch vollzogen ist und weitere Dokumente wie Lieferschein und Rechnung quasi automatisch generiert werden. Zudem ist die Überwachung der Auftragsbearbeitung weitaus einfacher, wie Stöckel beschreibt: »Wenn ein Auftrag über x Produkte eintrifft, weiß man sofort wie viele im Lager sind und kann den weiteren Fertigungsbedarf auf Anhieb feststellen.« Ebenfalls positiv ist in den Augen des Firmenchefs, dass aufgrund der Arbeit mit Formica weniger Papier verwendet wird als zuvor. Unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit und aus Kostengründen ist es erfreulich, Ressourcen an Papier und Platz für die entsprechende Lagerung und Archivierung einsparen zu können.  »Alles was wir wollten, wurde mit Formica erreicht«, freut sich Stöckel. Gleichzeitig betont er, kontinuierlich daran zu arbeiten, weiterhin Sachen zu verbessern. Die sehr angenehme Zusammenarbeit mit BLP kommt ihm dabei sehr entgegen. So wird es sicherlich noch viele weitere Leckereien geben, deren Herstellung Stöckel mit seinen Artikeln unterstützt – und an denen irgendwie auch Formica mitwirkt.