Bei Arinstein traf Formica genau ins Schwarze

Arinstein fertigt und überholt als Spezialist für Retrofit Dreh- und Werkzeugmaschinen für internationale Kunden. »Wir bauen selten eine Maschine zweimal und obwohl wir kein Serienfertiger sind, hilft uns Formica sehr«, erklärt Frank Niemczyk, Produktionsleiter von Arinstein.

Bevor das Unternehmen 2008 Formica von BLP Software einführte, wickelte es auf unterschiedliche Weise und mit verschiedenen Hilfsmitteln wie dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel Aufträge ab. »Aufgrund der angewachsenen Auftragslage, war es uns immer schwerer gefallen, die Übersicht zu behalten« so Niemczyk. »Neben der Produktion unserer Anlagen zerlegen wir im Bereich Retrofit die an uns gelieferten Maschinen verschiedenster Hersteller komplett, überholen und erneuern Teile – teils auch mit Fremdfertigern – und bauen die Maschinen mit neuer Steuerung und Elektrik sowie moderner Mechanik und Antriebstechnik wieder auf. In der Regel arbeiten wir hierbei mit verschachtelten Stücklisten die 600 bis 800 Positionen umfassen«

Um die Abwicklung der Projekte zu vereinfachen und eine Status-Überwachung der Bauteile zu ermöglichen, suchte Arinstein eine professionelle Warenwirtschaftssoftware, die speziell die Bereiche Fertigung, Wareneingang und Einkauf unterstützen sollte. Der Sondermaschinenbauer wollte eine Software, die die gesamte Lagerhaltung organisiert und einen schnellen Überblick über alle Bestellungen und Teile liefert.

BLP lieferte das passende Produkt für Arinstein

Genau dies konnte die Warenwirtschaftskomponente der Unternehmenssoftware Formica erfüllen, wie Niemczyk berichtet: »Nach einer Präsentation durch BLP-Geschäftsführer Joachim Beck war klar, dass die gezeigte Funktionalität genau das abdeckt, was wir wollten. Danach gab es keine großen Überlegungen, nach etwas anderem zu suchen.« Schließlich stimmten neben der Funktionalität auch die Bedienerfreundlichkeit und das Preis-/Leistungsverhältnis.

Nachdem die Entscheidung getroffen war, schaffte sich Arinstein den entsprechenden Server mit dem von BLP empfohlenen Server-Betriebssystem für die Datenbank an, so dass Formica installiert werden konnte. Schließlich führte BLP in der Zentrale von Arinstein eine zweitägige Schulung durch, in der der Softwarehersteller Produktionsleiter und Werkstattleiter sowie Verantwortlichen des Einkaufs die Funktionen erläuterte und anhand von Beispielen vorführte.

Mit dem Formica-Start wickelten die Arinstein-Mitarbeiter die anlaufenden Projekte komplett über die neue Software ab, bestehende Aufträge bearbeiteten sie auf die herkömmliche Weise bis zu deren Abschluss. Rückblickend meint Niemczyk: »Am Anfang war es ein verhältnismäßig hoher Aufwand jede Schraube, jede Scheibe, sozusagen jede Kleinigkeit als Artikel einzupflegen. Diese notwendigen Arbeiten sind jedoch bei allen Programmen dieser Art Voraussetzung und haben sich im Laufe der Zeit zur ganz normalen Routine entwickelt.« Trotzdem sei es herausfordernd, Mitarbeitern klar zu machen, dass sie jeden Artikel in das System einpflegen müssen. »Man muss darlegen, dass sich der Aufwand lohnt, da sich der positive Effekt zwar nicht sofort, aber schon nach kurzer Zeit zeigt und für alle eine große Erleichterung darstellt«, meint Niemczyk, der zugibt, dass diese Kommunikation manchmal schwierig ist. Doch helfe es, den Mitarbeitern die Zusammenhänge zu erklären und zu zeigen, was intern in Formica passiert.

So unterstützt Formica den Arbeitsalltag bei Arinstein

Bei Arinstein beginnt ein neues Projekt in der Konstruktionsabteilung, die technische Zeichnungen und dazugehörige Stücklisten erstellt. Zunächst wird geprüft, welche Teile Formica enthält und welche neu anzulegen sind. Bei Teilen mit technischer Zeichnung wird diese in Formica hinterlegt. Durch die visuelle Unterstützung fällt den Nutzern die Verwendung leichter und mögliche Fehlerquellen reduzieren sich damit. Schließlich wird die Stückliste in Formica händisch erstellt. »Als Produktionsleiter entscheide ich danach, welche Teile gekauft, welche im eigenen Haus gefertigt und welche fremd vergeben werden. Daraus ergibt sich entweder ein Bestell- oder ein Fertigungsvorschlag beziehungsweise ein Fremdfertigungsvorschlag«, erläutert Niemczyk.

Formica wandelt Fertigungsvorschlägen in Fertigungsaufträge, die ausgedruckt und in die Werkstatt gehen. Ist der Auftrag abgeschlossen, erteilt der Werkstattleiter eine Fertigmeldung in Formica. Im Fall eines Zukaufs macht der Einkaufsleiter aus Bestellvorschlägen Bestellungen nachdem Mitarbeiter entsprechende Angebote abgefragt haben. Werden die bestellten Teile geliefert, erfasst der Wareneingang die Teile in Formica, so dass sie in der Werkstatt zu den Baugruppenstücklisten bereitgestellt werden können.

Formica schafft Zeitersparnis von rund 30 Prozent

Den Nutzen durch Formica sieht der Produktionsleiter vor allem in der besseren Übersicht über die Prozesse und der entsprechende Zeitersparnis. »Zwar haben wir keine genauen Erhebungen durchgeführt, doch schätzungsweise würde ich die Zeitersparnis auf etwa 30 Prozent beziffern«, so Niemczyk.  Beispielsweise musste der Produktionsleiter früher im Wareneingang suchen und nachfragen, ob ein bestelltes Teil schon gekommen ist. »Jetzt greife ich nur auf Formica zu und sehe, ob und wann der Wareneingang erfolgte. Da auch die Lieferscheine im Wareneingang eingescannt und in Formica hinterlegt sind, kann ich diese ebenfalls betrachten, ohne meinen Büroraum verlassen zu müssen«, freut sich Niemczyk.

Für den reibungslosen Betrieb erachtet es der Produktionsleiter als wichtig, immer wieder kleine interne Schulungen durchzuführen, die typische Probleme aufgreifen. Diese treten beispielsweise bei Prozessen auf, die nicht tagtäglich vorkommen – wie Fremdfertigungsaufträge –  jedoch von Formica erledigt werden können. Außerdem weisen diese Schulungen auch auf mögliche Bedienfehler und deren schnellen Behebung hin. »Merkt man beim Eintreffen der Ware, dass sie nicht im Wareneingang eingebucht werden kann, liegt es meist daran, dass das Buchen der Bestellung vergessen wurde. Versteht der Mitarbeiter im Wareneingang die Zusammenhänge, kann er schnell auf die Ursache schließen und richtig darauf reagieren«, erläutert Niemczyk.

BLP und Formica überzeugen

Da alles bestens funktioniert, um Projekte abzuwickeln, ist Niemczyk mit der Unterstützung durch Formica überaus zufrieden: »Für unsere Bedürfnisse traf Formica genau ins Schwarze. Sicherlich ließe sich die Software noch stärker nutzen, doch wir haben mit dem derzeitigen Zustand erreicht, was wir erreichen wollten.« Arinstein kann mit Formica die gesamte Lagerhaltung organisieren. Nachdem eine Stückliste erstellt ist, lässt sich über Formica sofort ablesen, ob im Lager die Teile vorhanden sind oder nicht. Darüber hinaus sind alle Bestellungen auf einen Blick ersichtlich. Zudem ist der Hersteller in der Lage, Lieferanten und Anfragen zu verwalten.

Große Zufriedenheit besteht auch gegenüber BLP Software, deren Mitarbeiter immer erreichbar sind und Arinstein in allen Projektphasen exzellent unterstützten. »Man hat immer einen kompetenten Ansprechpartner, der einem weiter helfen kann«, so Niemczyk, der sich auch darüber freut, dass selbst für Sonderfälle, problemlos Lösungen gefunden wurden.