ERP: Wie Mobile-Apps Unternehmen effizienter machen

Seitdem Steve Jobs das iPhone im Jahre 2007 vorgestellt hat, sind Smartphones und Tablets nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Auch im Geschäftsbetrieb kommen immer mehr mobile Endgeräte zum Einsatz um einerseits die internen Prozesse effizienter zu gestalten, als auch schneller reagieren zu können. Dadurch erarbeiten sich viele Unternehmen einen Vorsprung gegenüber Marktbegleitern, die gegenüber der Nutzung neuer Techniken weniger aufgeschlossen sind.

Mit unserer ERP-Software Formica besteht die Möglichkeiten das ERP-System im Unternehmen auf der eigenen Infrastruktur zu betreiben und gleichzeitig, völlig optional, via Mobile-Apps (auf Android-Basis) auf die Daten zuzugreifen. So hat z. B. der Außendienst die Möglichkeit in Echtzeit Vorgänge und Ansprechpartner einzusehen, Besuchsberichte zu erfassen, oder es kann ein Mitarbeiter im Lager in Echtzeit Bestände prüfen und bearbeiten können. Durch mobile Apps eröffnen sich für Unternehmen neue Wege und Prozesse, was genau mit einem Mobile-ERP möglich ist und welche Vorteile es mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.

Datenhaltung in Echtzeit

Das ERP-System ist die Zentrale eines jeden Unternehmens und dient als Anlaufstelle für jegliche Informationen und Daten. Dadurch, dass auch mobil via Smartphone oder Tablet Daten erfasst und abgerufen werden können, ist ortsunabhängiges Arbeiten komplett in Echtzeit möglich. Im Ergebnis wird durch beschleunigte Prozesse, eingesparte Arbeitzeit, Reduktion von Doppel- und Dreifacharbeiten bis auf Null und Senkung der Fehlerquote die Produktivität immens verbessert.

Zugriff auf das ERP-System von überall aus

Egal ob in der Lager- oder Produktions-Halle, an Maschinen, im Vertrieb oder auf Geschäftsreisen: durch den sicheren und verschlüsselten Zugriff von unterwegs können mobile Mitarbeiter auf die gleichen ERP-Daten zugreifen wie die Kollegen im Büro innerhalb des Unternehmens. Es besteht zu jeder Zeit nur ein Datenstand, der immer aktuell und von überall aus einsehbar ist. Durch ERP-Apps müssen Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten, um auf die relevanten Daten zuzugreifen oder diese einzutippen.

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Nicht nur die internen Prozessen werden effektiver, wenn zum Beispiel die Mitarbeiter in der Produktion mit aktuellen Daten arbeiten, ebenso hilft dies gleichzeitig auch bei der Kommunikation nach außen. Kundenanfragen können durch ein Mobile-ERP sehr präzise und aktuell beantwortet werden, desweiteren wird die komplette Auftragsbearbeitung in Echtzeit dokumentiert, was mit einem jederzeit aktuellen Stand der Informationen zur Lieferkette vom Zulieferer, der Produktion bis zum Kunden einhergeht.

Akkurate und aktuelle Datenhaltung

Dadurch, dass die Daten zwischen Mobile-App und dem ERP-System in Echtzeit ausgetauscht werden, kann z. B. der Außendienst aktuelle Daten bequem von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone in das ERP-System einfließen lassen. Dadurch ersparen die Mitarbeiter sich Notizen, die dann später, nachträglich, in die ERP Software eingetragen werden müssen. Zweiteres ist fehleranfällig und kann sogar dazu führen, dass Informationen ganz verloren gehen. Somit werden auch hier wieder klare Prozesse definiert und Strukturen geschaffen, die die Datenqualität und Aktualität deutlich verbessern.

Vorgänge und Dokumente digitalisieren

Viele Dokumente sind trotz Digitalisierung aktuell noch in Papierform vorhanden. Oftmals ist es aufwändig, Dokumente zu scannen und anschließend manuell in der ERP-Software zuzuweisen. Durch Mobile-Apps kann die Kamera des Endgeräts genutzt werden um Dokumente zu scannen und direkt dem passenden Vorgang zuzuweisen. Im Idealfall wird ganz auf Papier verzichtet und die Einfachheit der Mobile-Apps dazu genutzt, die Vorgänge sofort digital zu erfassen.

Zwei Anwendungsbeispiele auf Basis unserer mobilen ERP-Lösungen

Unsere Formica Mobile-Apps für Android und iOS decken zahlreiche Anwendungsbereiche ab, die wir im Folgenden anhand von zwei Beispielen aufzeigen.

1.) Mitarbeiterzeiterfassung

Durch eine mobile Zeiterfassung können Mitarbeiter jederzeit digital das eigene Zeitkonto einsehen. Ebenfalls ermöglicht dies auch Mitarbeitern, die unterwegs sind (Vertrieb, etc.), die eigenen Arbeitszeiten sauber zu protokollieren und einfach über die Mobile-App zu erfassen.

2.) Mobiles CRM

Der Servicemitarbeiter kann für den Servicefall benötigte Informationen direkt abrufen und geleistete Arbeiten umgehend erfassen. Die Folge hiervon sind u.a. eine schnellere Aktualisierung der Lagerbestände, die Möglichkeit der sofortigen Fakturierung des Montageeinsatzes und allgemein eine optimale Datenhaltung.

Fazit

Ein ERP-System, das via Mobile-Apps angesteuert werden kann, hilft dabei das eigene Unternehmen effizienter, transparenter und agiler zu gestalten. Das hilft nicht nur dem eigenen Unternehmen, sondern sorgt auch für bessere und schnellere Kommunikation mit den eigenen
Kunden. Insgesamt erhält man dadurch einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. Eine Implementation sollte jedoch gut geplant sein und klare Vorgaben für die Mitarbeiter mit sich bringen.

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