Pentol erreicht durch Formica die ersehnte Optimierung der Prozesse

Der Wechsel von SAP Business One zu Formica von BLP Software war für den Chemiehersteller und Anlagenbauer Pentol ein neuer Denkansatz für eine systematischere Arbeitsweise. »Mit Formica haben wir nun eine Enterprise Ressource Planning Software, die unseren Produktionsprozess optimal plant und uns richtig unterstützt und keine Software mehr, für die wir einen hohen Aufwand betreiben müssen, aber nur wenig Nutzen daraus ziehen können«, beschreibt Jürgen Gerwig, Leiter Materialwirtschaft und Projektleiter ERP-System bei Pentol. »Zuvor mussten die Mitarbeiter das SAP-System aufwändig mit Informationen füttern, wobei der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen stand.« Formica bietet dagegen weitaus mehr Vorteile.

Die BLP-Software stößt die Unternehmensprozesse an, so dass die Vorgänge standardisiert und automatisiert ablaufen. Sobald ein Kundenauftrag zum Bau einer Anlage in Formica gebucht ist und der Konstrukteur diese im CAD-Programm geplant hat, gleicht die ERP-Software Istbestände ab und generiert automatisch Bestell- und Fertigungsvorschläge. Ist der Wareneingang erfolgt, ordnet der Kommissionierer die Ware zu und der Auftrag kann weitergeführt werden. »Aufgrund der Durchgängigkeit von Formica kann jederzeit der aktuelle Auftragsstatus und alle zusammenhängenden Dokumente abgerufen werden«, freut sich Gerwig.

Anforderungen an die neue Lösung

Formica erfüllt somit eine der zentralen Hauptanforderungen von Pentol, ein durchgängiges und übergreifendes System für die ganze Firma bereitzustellen, mit dem sich jeder Mitarbeiter identifizieren kann. »Gleichzeitig sollen gemäß dem Grundsatz unseres Geschäftsführers Eigenverantwortlichkeit und Selbständigkeit der Mitarbeiter gestärkt werden«, ergänzt Gerwig. Das Geschäft von Pentol erfordert hohe Flexibilität, da der Bau von Dosier- und Rauchgaskonditionieranlagen und die Produktion von Chemikalien zur Optimierung der Verbrennung häufig noch Änderungen nach Auftragseingang mit sich bringen. Auf kundenspezifische Anpassungen der Rohstoffmerkmale, der Druckverhältnisse, der Fördermengen oder der Versorgungsspannung müssen die Pentol-Mitarbeiter bei bereits erfassten Aufträgen kurzfristig reagieren können. »In SAP B1 waren diese Auftragsänderungen quasi nicht möglich, weshalb wir Aufträge nur noch sehr rudimentär erfassten und uns mit Tricks zur Überlistung des Systems behelfen mussten. Allerdings stand so auch kaum noch Aussagekraft dahinter«, erinnert sich Gerwig. Komplett gefehlt hat in SAP B1 die Möglichkeit einer funktionierenden Nachkalkulation, die gerade wegen der sich ändernden Rahmenbedingungen sehr wichtig ist. Eine weitere Anforderung von Pentol bezog sich auf die elektronische Archivierung der Belege und Dokumente, um aus einem weiteren Grundsatz des Unternehmens heraus, umweltbewusst und nachhaltig agieren zu können.

Formica konnte im Auswahlverfahren alle geforderten Anforderungen abdecken, während sich keine Nachbesserungsmöglichkeiten für die bestehende SAP B1-Installation darstellten, die Pentol ebenfalls in Betracht zog. Damit setzte sich Formica gegen SAP Business One und einen lokalen ERP-Anbieter im Oktober 2015 erfolgreich durch. Das ehrgeizige Ziel lautete nun, bis Jahresende Formica zu implementieren, wie Gerwig berichtet: »Unser Zeitfenster war eng gesetzt. Wir wollten vor Weihnachten alle Hauptprozesse am Laufen haben und Sicherheit im Umgang mit dem System gewinnen. Als Verantwortlicher für die Inventur bestand mein persönliches Ziel darin, die Inventur zum Jahreswechsel über Formica abzubilden, was reibungslos gelang.«

Der Weg dahin führte im Oktober über einen vierwöchigen Formica-Testbetrieb mit Stammdaten, die aus SAP B1 entnommen wurden. Vier Kernanwender aus Vertrieb, Einkauf und Arbeitsvorbereitung nahmen daran teil und wurden durch BLP an drei intensiven Trainingstagen bei Pentol vor Ort geschult. »Neben telefonischer Unterstützung und Remote-Zugriff durch BLP galt ansonsten das Prinzip `Learning by doing` im Echtbetrieb«, so Gerwig, der sicher war, dass er diesen Weg seinen Kollegen zumuten kann. »Unsere Leute sind IT-technisch fit und wissen was sie wollen.« In der zweiten Novemberwoche startete der Echtbetrieb, zu dem die Testdaten gelöscht und die Stammdaten aus SAP Business One eingespielt wurden. Dabei handelte es sich um rund 500 Kunden-, Interessenten- und Lieferantenstammdaten, 8000 Artikelstammdaten und 2000 Stücklisten. »Obwohl wir kurz nach dem Start die Abbildung des Herstellprozesses im Bereich Chemie noch einmal neu gestalten mussten, was einen unvorhergesehenen Aufwand bedeutete, konnten wir unseren ehrgeizigen Zeitplan einhalten und sind mit der integrierten Lösung überaus zufrieden«, so Gerwig.

Formica-Module und –Schnittstellen sorgen für verzahnte Prozesse

Formica ist nicht nur an die CAD-Programme angebunden, um Stücklisten als Grundlage für die Bedarfsplanung zu importieren, sondern auch an die Finanzbuchhaltungssoftware Simba. Die Schnittstelle war Pentol wichtig, um Daten aus dem ERP-System zu übertragen. Gleichzeitig betont Gerwig, dass der Chemiehersteller und Anlagenbauer jedoch keine direkt integrierte Buchhaltungslösung wie bei SAP B1 mehr wollte.

Die Customer-Relationship-Management (CRM)-Funktionalität bildet Formica ab und bewährt sich bestens. So kann der Vertriebsverantwortliche sozusagen auf Knopfdruck sehen, wie der Auftragsstatus ist und alle zusammenhängende Informationen abrufen. Ein Dokument aus der Belegkette wie Auftrag, Lieferschein oder Rechnung genügt, um darüber auf jeden anderen verknüpften Beleg und den kompletten Vorgang zu blicken. »Diese Durchgängigkeit, die Formica bietet, ist überaus hilfreich und war vorher nicht da«, beschreibt Gerwig.

Dass die Informationen so eng verzahnt sind, liegt auch an der Verknüpfung mit dem E-Mail-Programm Formica ToDo von BLP. Das Speichern von E-Mails und Anhängen geht über die rechte Maustaste und Weiterleiten unmittelbar ins ERP-System Formica. Direkt in der ERP-Anwendung sieht der Benutzer – unabhängig davon, ob er E-Mail-Empfänger war – entsprechende Informationen zum Projekt, die über das E-Mail-Programm ToDo ankamen.

Nicht nur elektronische Informationen, sondern auch Papierbelege lassen sich mit Formica einfach digitalisieren und zuordnen. »Im Gegensatz zu früher mit SAP B1/ Novaline sparen wir mindestens zwei Drittel der Zeit bei der Archivierung der Belege«, erklärt Gerwig. Vorher mussten die zuständigen Mitarbeiter jeden Beleg einzeln verschlagworten und scannen, während Formica auf Knopfdruck automatisch in den entsprechenden ProgrammmodulenBarcodes erstellt, die alle Schlagworte bezogen auf die Auftrags- oder Bestellnummer enthalten. Jeder beliebige Mitarbeiter kann dann am Abend die gesammelten Belege des Tages mit den aufgeklebten Barcodes schnell im Stapel scannen.

Befindet sich die Anlage beim Kunden, ist schneller Service für Pentol sehr wichtig. Über die im Formica Service-Modul integrierte Lebenslaufkarte haben die Service-Mitarbeiter auf einen Klick die Übersicht über die gesamte Anlage mit allen Informationen. Die Lebenslaufkarte enthält alle Artikelnummern, Stücklisten, verlinkte Serviceaufträge und Modifizierungen, so dass Ersatzteillieferungen und Reparaturen problemlos erfolgen können. Für ein Unternehmen wie Pentol, das weltweit Anlagen in Betrieb hat, ist diese Formica-Funktion ein entscheidender Produktivitätsfaktor. Doch nicht zuletzt stimmt auch das Gesamtbild, wie Gerwig abschließend zusammenfasst: »Mit Formica ist es uns insgesamt als schnell gewachsenem mittelständischem Unternehmen sehr gut gelungen, unsere internen Strukturen und Prozesse zu optimieren und effizienter als zuvor zu arbeiten.«