Startklar nach nur zwei Schulungstagen

Mit dem Warenwirtschaftsprogramm Formica SQL von BLP Software konnte Krone Maschinenbau administrative und fertigungstechnische Arbeitsabläufe beschleunigen und das Unternehmen insgesamt verschlanken. Krone Maschinenbau fertigt hauptsächlich spezialisierte Einzelteile und  beliefert einen breit gefächerten Kundenkreis, der von Verpackungsmaschinenherstellern für die Pharma- und Lebensmittelindustrie bis hin zu Automobil- und Büromöbel-Herstellern reicht. »Ich sehe uns als klassischen Lohnfertiger im Bereich mechanische Fertigung, Montage und Schweißen«, meint Ulrike Krone-Sohns, die den Betrieb gemeinsam mit ihrem Mann im niedersächsischen Bad Münder führt.

Arbeitsvorgänge komprimieren und unnötige Arbeitsschritte eliminieren

Die Geschäftsführerin ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens zuständig. Für ihre Aufgaben standen ihr vor der Einführung von Formica SQL ein selbst entwickeltes Maschinenbelegungsprogramm und ein Auftragsbearbeitungsprogramm zur Verfügung, für das es keine Betreuung mehr seitens des Herstellers gab. Viele Eingaben von Daten wie Artikeldaten mussten die zuständigen Mitarbeiter doppelt vornehmen, da beide Programme sie jeweils benötigten, aber unabhängig voneinander arbeiteten. Um schlanker und schneller agieren zu können, wollte Frau Krone-Sohns daher ein Warenwirtschaftsprogramm, dass das gesamte administrative und fertigungstechnische Aufgabenspektrum abdeckte: »Die neue Lösung sollte Arbeitsvorgänge komprimieren und unnötige Arbeitsschritte eliminieren.«

Im Juli 2013 suchte Frau Krone-Sohns mit dieser Zielvorgabe im Internet nach einer geeigneten Branchensoftware für Lohnfertiger, nutzte eine Ausschreibungsplattform und fragte auch bei der zuständigen Handwerkskammer nach. Eine Branchensoftware war deshalb gefragt, da branchenspezifische Softwarefunktionen gegeben sein sollten. Eine spezifische Anforderung eines Lohnfertigers im Maschinenbau ist beispielsweise, Flächenberechnungen mit der Gewichtsangabe und der spezifischen Dichte durchzuführen, um das Metergewicht zu ermitteln.

SAP Business war zu komplex

Aus Gründen der besseren Überschaubarkeit wollte das Unternehmen in der engeren Auswahl bewusst nicht mehr als fünf Programme berücksichtigen. Nachdem ein Anbieter wegen fehlender Möglichkeiten zur Maschinenbelegungsplanung entfiel, fanden Ende Oktober 2013 Präsentationen dreier Anbieter statt, von denen eine telefonisch ablief. Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software, stellte Formica SQL ebenso persönlich vor Ort vor wie ein Vertreter eines IT-Systemhauses, der SAP Business präsentierte. Aufgrund der Komplexität und aus Kostengründen schied SAP Business schließlich aus, da Frau Krone-Sohns gezielt ein schlankes Programm suchte, das zwar alle Anforderungen abdecken, aber auch nicht zu viele Möglichkeiten bieten sollte. »Die beiden verbliebenen Anbieter sahen wir am Ende der Vorstellungen als gleichwertig an«, erinnert sich Krone-Sohns. »Ausschlaggebend für BLP Software war in dieser Entscheidungsphase die persönliche Präsenz von einem BLP-Vertreter vor Ort.«

Im November 2013 fiel somit die Entscheidung, Formica SQL einzuführen. Durch den modularen Aufbau der Software ist sie in der Lage, auf verschiedenerlei branchenspezifische Anforderungen perfekt einzugehen. Deshalb kann sie, wie von Krone Maschinenbau gefordert, beispielsweise Umrechnungen von Gewichts- in Flächenwerte durchführen. Zudem hält sie Module für die Kalkulation von Losgrößen,  Materialanfragen aus der Vorkalkulation und Ladungsträgerverwaltung bereit.

Nach zweitägiger Schulung einfach angefangen

Bereits Anfang Dezember erfolgte bei Krone Maschinenbau eine zweitägige Schulung durch BLP Software, an der zwei Krone-Mitarbeiter teilnahmen. Inhalt war beispielsweise, Kunden und Aufträge in einer Live-Test-Version von Formica SQL anzulegen und die Auftragsbearbeitung abzuwickeln. Hierfür übernahm BLP Software schon vor der Schulung Kunden- und Artikeldaten per Excel-Listen aus dem Altsystem. Bis Anfang Januar ging das Üben an den Testversionen weiter, wobei die Krone-Mitarbeiter bereits weitere Stammdaten in das Echtsystem eingeben konnten. Da der Maschinenbauer das Altsystem parallel weiterbetrieb, fand kurz vor dem Echtbetrieb noch einmal eine Aktualisierung der Daten statt. Daraufhin startete direkt die Auftragsbearbeitung. »Den Start in den Echtbetrieb konnten wir eigenständig ohne Unterstützung vor Ort bewerkstelligen – wir haben einfach angefangen. Bei auftretenden Fragen in der Startphase nutzten wir die telefonische Hotline von BLP Software und kamen damit bestens zurecht«, berichtet Frau Krone-Sohns.

Anfang März begann die Eingabe der Materialdaten, wonach Krone Maschinenbau dann auch Arbeitspläne, Stücklisten und Kalkulationen erstellen konnte. Im laufenden Betrieb von Formica SQL stellte das Unternehmen fest, dass bestimmte Listen und Sortierungsmöglichkeiten stärker an die eigenen Anforderungen angepasst werden mussten. Frau Krone-Sohns war froh, dass BLP Software ohne Probleme in der Lage war, dies in kurzer Zeit zu realisieren.

Nun kann sie mit Formica ihren gesamten Arbeitsumfang erledigen. Dies reicht von Aufträgen anlegen über Buchungen, Angebote erstellen und einholen, Fertigungsvorschlägen und –aufträgen bis hin zur Verwaltung von Materialien. »Bei Formica kann man mit wenigen Bearbeitungsschritten die komplette Arbeit ausführen. Dabei habe ich alle wichtigen Parameter und Statistiken auf einen Blick. Alles ist logisch aufgebaut«, bestätigt Frau Krone-Sohns, neben der nun noch drei weitere Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung mit Formica arbeiten.

10 bis 15 Prozent Zeitersparnis dank Formica

Alle Anwender profitieren von der einfachen Handhabung und der automatisierten Vorgangsbearbeitung. Nachdem ein Auftrag angelegt ist, lässt er sich gleich verbuchen und es erfolgt beispielsweise ein Fertigungsauftrag für die Produktion. Stücklisten werden ebenfalls automatisch erstellt. »Durch Formica rechne ich alleine im kaufmännischen Bereich mit einem Einsparpotenzial von zwei bis drei Stunden die Woche«, schätzt Frau Krone-Sohns, die außerdem anführt: »In der Auftragsbearbeitung – inklusive Anlegen von Aufträgen und Herstellung von Fertigungsaufträgen –  kann man pro Auftrag von 10 bis 15 Prozent Zeitersparnis ausgehen.«

Formica SQL ist nun fünf Monate in Betrieb und hat bereits zu enormen Verbesserungen geführt. Darüber hinaus ist ein weiterer Ausbau der Lösung geplant. So wird das Kommunikationsprogramm Formica ToDo, das auch Termine und Aufgaben verwaltet, Microsoft Outlook ersetzen. Formica ToDo ist direkt mit Formica SQL verzahnt, wovon sich Krone Maschinenbau eine weitere Arbeitserleichterung verspricht. Eingehende Mails werden sofort in Formica SQL abgelegt und aus Formica SQL lassen sich Informationen und Daten direkt per E-Mail verschicken. Geplant sind außerdem eine Datev-Schnittstelle, um Daten direkt an die Datev weitergeben zu können, sowie eine Lösung zur Mitarbeiterzeiterfassung über mobile Scanner.

Obgleich es erst als Zwischen- und längst noch nicht als Schlussfazit zu sehen ist, fällt dies laut Frau Krone-Sohns überaus positiv aus: »Formica hat ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und deckt alles ab, was gewünscht wird. Es ist einfach und schlüssig aufgebaut, so dass es auch Nicht-IT-Fachleute ohne großen Schulungsaufwand bedienen können.«